آلية تداول الوثائق ومستويات تداولها
نعرض هنا عدداً من الاسس التي ينبغي ان تُراعى في تداول الوثائق، لان في ذلك ما يضمن سلامتها وصونها:
اذا كانت الوثيقة ذات درجة سرية عالية، فمن المتوجب ان يرفق معها ورقة سيرة تاريخية للوثيقة توضح من يسمح لهم بتداولها، ومن اطلع عليها، وتاريخ ذلك، وحركة الوثيقة، وذلك لسهولة حصر اي تسرب.
لا تُفض المظاريف المعنونة بكلمة (شخصي) الا بواسطة الشخص المعني، او من ينوب عنه في حالة غيابه.عند اطلاع شخص على الوثيقة ذات السرية، يُوقع من اطلع عليها في ورقة السيرة التاريخية للوثيقة، ويوضح زمن الاطلاع وتاريخه، وزمن اعادتها وتاريخها.
حفظ الوثائق :
تحفظ الوثائق السرية وفقاً لدرجة سريتها - التي أوضحناها في درجات التصنيف - وينبغي أن تكون اجراءات التأمين كاملة ومتدرجة، تبدأ- مثلاً- بالاسلاك الشائكة، ثم الحيطان العالية، ثم الغرف الحصينة المزودة بنوافذ وأبواب قوية، ثم الخزائن الحديدية الصلدة والاقفال المتينة، ثم تركيب أجهزة الانذار والمراقبة ووضع حراسة على المنطقة.
كما يجب اتخاذ اجراءات ضد الحريق، واختيار غرف بعيدة عن الزوار لطبع الوثائق، وغرف مؤمنة وبعيدة لحفظها، ويلزم الاعتناء بحفظ المفاتيح في مكان أمين، وحرق المسودات والكربون وأشرطة الماكينات التي طُبعت بها الوثائق (السرية) و(الرسية للغاية)، ومحاذرة التفوه بأرقام الخزائن ذات الارقام أثناء فتح تلك الحزائن، خشية وجوئ تسجيل أو استراق سمع. ومن الجديد بالمراعاة ملاحظة أي آثار توحى بأن الوثيقة قد عُبث بها، أو أنها قد سُربت أو سرق جرء منها.
رابعاً: المحافظة على الاسرار :
ان افشاء المعلومات السرية التي تضر بالمصلحة العامة أمر في غاية الخطورة، وقد يحدث تسرب المعلومات الى العدو- بحسن نية أيحاناً- من بعض المواطنين، أو موظفي الخدمة المدنية، أو الصحفيين الذين لا يقدرون خطورة المعلومات. وكثيراً ما ينجم الافشاء وسعى من العدو الذي يجند أفراده وعملاءه ووسائله للحصول على المعلومات. ولتفادى تسرب المعلومات يجدر الاهتمام بتوعية المواطنين لانماء الحس الامني لديهم، خاصة العاملين في الدولة وأولئك الذين يتداولون معلومات سرية بحكم عملهم.
ولتجنب تسرب المعلومات المتعمد، فان اجراءات الامن تبدأ بعدم تمكين المشكوك في ولائهم وسلوكهم من الوثائق السرية، مضياً الى سائر الاجراءات الامنية الاخرى، التي تشمل سنّ قوانين لمحاربة الجاسوسية، لان اثبات تهمة التجسس بالقوانين العادية ليس سراً، فالجاسوس، أو العميل، يستخدم وسائل خاصة، وهو مدرب تدريباً متميزاً للافلات من الاعتقال والكشف عن جرمه. ويتوجّب اقامة مكاتب للامن بكل الادارات والمصالح والوزارات الحساسة، لتولى مسئولية الامن بها، وتنفيذ تعليمات الامن المتسديمة التي تصنفها الاجهزة المختصة، وهي تشمل: المصالح، والوزارات، ومؤسسات الدولة خارج أرض الوطن، بما فيها السفارات، ومكاتب الخطوط الجوية، والمكاتب الحكومية الخارجية، والمكاتب الاقتصادية والتجارية.
ولمزيد من المعلومات عن هذا الموضوع وغيره من الموضوعات ذات الصلة بالمجال الاداري، يمكنكم الاطلاع على البرنامج التدريبي لمعهد صبره للتدريب القانوني من خلال الرابط التالي: https://goo.gl/tNVmiV
موضوع: آلية تداول الوثائق ومستويات تداولها 
الثلاثاء يوليو 03, 2018 1:40 pm